Současná situace ve výrobním sektoru

Vzhledem k současnému stavu výrobního odvětví, kde jsou klíčové přesnost, rychlost a plynulý chod procesů, se DocuWare ukazuje jako ideální partner pro:

• posílení bezpečnosti a dodržování předpisů

• zlepšení řízení dodavatelského řetězce

• snížení provozních nákladů.

Řešení Document Management Systém DocuWare pro inteligentní zpracování dokumentů nové generace (Intelligent Document Processing) využívá schopnosti umělé inteligence k dalšímu zvýšení efektivity ve výrobních podnicích. Automatizací zachytávání, klasifikace a vytěžování klíčových obchodních dat z faktur, objednávek, dodacích listů, průvodek a výrobních záznamů DocuWare eliminuje manuální zadávání dat a snižuje chybovost. Díky tomu se mohou výrobci soustředit na činnosti s vyšší přidanou hodnotou namísto opakujících se administrativních úkolů.

Naše řešení IDP také zefektivňuje oblasti, jako je zajištění kvality a dokumentace shody s předpisy, a umožňuje týmům vyhledat a ověřit záznamy během několika sekund. Automatizované workflow zajišťuje směrování dokumentů a jejich schvalování, takže procesy probíhají plynule bez zbytečných prodlev. Integrace s ERP a skladovými systémy navíc zvyšuje přehled o materiálech a operacích v reálném čase, což podporuje lepší plánování a řízení zdrojů.

Díky zjednodušeným pracovním postupům a automatickým upozorněním DocuWare zajišťuje, že každý člen týmu má jasno ve svých odpovědnostech, a podporuje tak efektivitu a transparentnost ve firmě. Klíčoví zainteresovaní zaměstnanci získávají bezprecedentní přehled o schvalovacích procesech, řízení zásob a výrobních plánech, což vede k rychlejším reakcím a lepšímu rozhodování.

Klíčové oblasti, ve kterých DocuWare pomáhá výrobním firmám

DocuWare pomáhá výrobním podniků, aby dosáhly ideální pozici pro snižování nákladů, zvyšování produktivity a zajištění souladu s předpisy, což ve výsledku vede k udržitelnému růstu a provozní excelenci. Zde jsou klíčové oblasti, ve kterých může DocuWare přinést změnu:

Řízení výroby = Výrobní zakázky, Výrobní plány, Zprávy o kontrole kvality

• Zefektivnění práce s dokumenty
• Zlepšení řízení kvality
• Zlepšení sledování výroby.

Řízení zásob = Záznamy o zásobách, Nákupní objednávky, Faktury dodavatelů

• Snížení nesrovnalostí v zásobách
• Zjednodušení nákupních procesů
• Zajištění včasných plateb dodavatelům.

Soulad s předpisy a zajištění kvality = Dokumentace souladu s předpisy, Inspekční zprávy, Certifikace

• Zajištění souladu s předpisy
• Centralizace záznamů o kvalitě
• Usnadnění auditů a kontrol.

Jak DocuWare posiluje výrobní podniky

DocuWare je ideálním řešením pro výrobní společnosti, které chtějí optimalizovat své procesy v dnešním dynamickém prostředí. Díky integraci pokročilých automatizačních funkcí, jako jsou seznamy úkolů a upozornění, DocuWare zajišťuje, že zaměstnanci mohou efektivněji zvládat své každodenní povinnosti a procesy. Tyto funkce poskytují manažerům plnou transparentnost a umožňují jim schvalovat, zamítat nebo si vyžádat doplňující informace kdykoli je potřeba, aby pracovní postupy probíhaly bez problémů.

Výrobní podniky mohou eliminovat papírové formuláře, zlepšit přesnost dat a zajistit, že všechna oddělení mají přístup k nejaktuálnějším informacím, pokud si zvolí DocuWare jako svou platformu pro správu dokumentů. Tento digitální přístup nejen zefektivňuje komunikaci a spolupráci napříč organizací, ale také posiluje řízení kvality a dodržování předpisů. DocuWare tak výrobním firmám umožňuje dosahovat udržitelného růstu a provozní excelence a zvyšovat efektivitu v každé fázi výrobního procesu.

Případová studie: Digitalizace v Salco Products

DocuWare pomohl společnosti Salco Products zefektivnit pracovní postupy a správu dokumentů. Nyní jsou všechny dokumenty ukládány podle své retenční doby a následně jsou automaticky mazány.

Společnost Salco Products vyrábí integrované poklopy pro železniční výsypné vozy – specializovaný produkt, který umožňuje odvětrávání nákladu během přepravy.

Společnost Salco Products, založená v roce 1985, rychle uspěla při řešení náročného problému v železniční dopravě: odvětrávání výsypných vozů pomocí speciálních poklopů, které zabraňují plesnivění nebo kontaminaci nákladu. Tyto poklopy a další železniční produkty vyrábí již více než 40 let a v současnosti obsluhuje více než 500 zákazníků. Tento typ podnikání vyžaduje úzkou spolupráci s Federálním úřadem pro železnice (Federal Railroad Administration), aby bylo možné sledovat dokumentaci a v případě auditu ji rychle předložit. „Musíme dodržovat určité směrnice a splňovat stanovené standardy pro uchovávání dokumentů,“ říká Jason Mohs, Globální specialista pro dodržování předpisů. „A pokud dokumentaci nemáme, hrozí nám pokuty za nedodržení požadavků. Přesahujeme jeden terabajt úložného prostoru a v současnosti máme v DocuWare uloženo 718 000 dokumentů.“

DocuWare se osvědčuje jako spolehlivé úložiště dat

Před zavedením DocuWare společnost ukládala své dokumenty na lokální síti, což však nebylo ideální, říká Mohs. „Největší problém byl, že jste něco uložili a když jste se k tomu později vrátili, zjistili jste, že někdo smazal celou složku.“ Salco Products proto potřebovala spolehlivější řešení. Společnost se rozhodla pro DocuWare po průzkumu dostupných možností a také proto, že jeden z jejích dodavatelů měl s DocuWare dobrou zkušenost.

Migrace na DocuWare trvala přibližně 10 měsíců, ale podle Mohse to stálo za to. „Teď už své dokumenty vždy najdeme,“ říká. „Máme více než sto uživatelů DocuWare a více než jeden terabajt úložného prostoru v našem Compliance Cabinetu, který obsahuje 718 000 dokumentů. Od zavedení DocuWare v roce 2019 jsme museli třikrát navýšit kapacitu úložiště.“ Všechny dokumenty jsou uchovávány podle své retenční doby a po jejím uplynutí jsou automaticky mazány.

DocuWare pomáhá s řízením pracovních postupů

DocuWare také pomohl s řízením pracovních postupů. Společnost Salco Products má mnoho různých procesů, které zahrnují více kroků prováděných různými lidmi. „V naší každodenní činnosti využíváme více než 30 nebo 40 různých workflow,“ vysvětluje Mohs.

Jedním z nich je workflow pro reklamace, které se spustí ve chvíli, kdy zákazník podá stížnost. Jakmile zákaznická podpora společnosti Salco Products zadá podnět do systému, DocuWare automaticky zahájí workflow pro jeho přezkoumání, které následně pokračuje jednotlivými definovanými kroky.

Další důležitý workflow se aktivuje při potřebě aktualizace technického výkresu nebo pracovního postupu. Tyto požadavky se nyní zadávají prostřednictvím formulářů, které spouštějí workflow vyžadující vstupy nebo schválení od více osob v různých fázích. „DocuWare nám pomáhá udržet v tom všem pořádek,“ říká Mohs.

DocuWare zlepšil organizaci napříč celou společností

Kromě Compliance Cabinetu vytvořila společnost Salco Products také úložiště pro manuály, procesy, postupy, formuláře a další dokumenty. „Nyní máme také úložiště pro školící dokumenty a materiály a také pro certifikáty o jejich absolvování,“ říká Mohs. „Před DocuWare jsme tohle vlastně nikdy pořádně nespravovali. Teď jsme mnohem lépe organizovaní.“

Co říká zákazník:

„Pro DocuWare jsme se rozhodli především z důvodu dodržování předpisů. Úzce spolupracujeme s Federálním úřadem pro železnice, abychom měli přehled o dokumentaci, a při auditu musíme být schopni dokumenty rychle předložit. Neschopnost dokument dohledat představuje problém!„

Jason Mohs, Globální specialista pro dodržování předpisů