DIGITALIZACE účetnictví
21 důvodů, proč zvolit pro digitalizaci účetnictví raději DocuWare
DocuWare automatizuje vytěžování dat z faktur, jejich kontrolu, schvalování i předání do ERP systému.
21 důvodů, proč zvolit pro digitalizaci účetnictví raději DocuWare
1. Vlastní umělá inteligence IDP
DocuWare využívá vlastní inteligentní technologii IDP (Intelligent Document Processing), která kombinuje umělou inteligenci, strojové učení a pokročilé OCR. Díky tomu systém dokáže spolehlivě rozpoznávat a zpracovávat účetní dokumenty i při různých formátech, rozloženích a kvalitě vstupních dat. AI se neustále učí z předchozího zpracování, čímž se přesnost vytěžování postupně zvyšuje bez nutnosti zásahů uživatele. Oproti konkurenci nabízí DocuWare plně integrovanou AI přímo v DMS, nikoliv jako externí nebo doplňkový nástroj. To znamená vyšší stabilitu, bezpečnost a dlouhodobě nižší provozní náklady.
2. Pokročilé vytěžování položek
DocuWare umožňuje nejen vytěžování hlavičkových údajů faktur, ale také detailních položek včetně názvů, množství, cen a sazeb DPH. To je klíčové zejména pro firmy, které potřebují přesnou kontrolu nákladů, analytické členění nebo automatické zaúčtování na konkrétní střediska a zakázky. Systém zvládá i vícepoložkové a složitější faktury bez nutnosti ručního zásahu. Ve srovnání s běžnými DMS řešeními tak DocuWare nabízí vyšší úroveň automatizace a připravenost pro hlubší integraci s ERP systémy. Výsledkem je výrazná úspora času a snížení chybovosti při zpracování dokladů.
3. Semafor úspěšnosti vytěžení
Unikátní funkce „semaforu“ úspěšnosti vytěžení umožňuje uživatelům okamžitě vyhodnotit kvalitu automatického zpracování dokumentu. Barevná indikace jako na semaforu (zelená, oranžová, červená) jasně ukazuje, zda jsou data připravena k dalšímu zpracování, nebo je potřeba kontrola. Účetní tak neztrácí čas kontrolou každého dokladu, ale zaměřují se pouze na výjimky. Tento přístup výrazně zvyšuje efektivitu práce a přehlednost celého procesu.
4. Plné přizpůsobení vytěžování zákazníkovi
DocuWare umožňuje plné přizpůsobení vytěžování podle konkrétních potřeb zákazníka – jak z hlediska logiky, tak uživatelského rozhraní. Každá firma může definovat vlastní pravidla, povinná pole, validační kontroly nebo způsob zobrazení dat. Díky tomu systém respektuje zavedené účetní procesy a nepřizpůsobuje firmu technologii, ale technologii firmě. Tato flexibilita je zásadní zejména pro organizace s nestandardními doklady nebo specifickými schvalovacími pravidly. Oproti rigidním řešením konkurence nabízí DocuWare skutečně zákaznicky orientovaný přístup.
5. E-invoicing ready!
DocuWare je plně připraven na elektronickou výměnu faktur v souladu s aktuální i budoucí legislativou v oblasti e-invoicingu. Systém podporuje strukturovaná data a digitální formáty, které jsou základem moderního elektronického fakturování. Firmy tak nejsou nuceny řešit dodatečné úpravy nebo nákladné doplňky při legislativních změnách. DocuWare tím chrání investici zákazníků a připravuje je na budoucí požadavky digitalizace účetnictví.
6. Komplexní, dynamické postupy
DocuWare podporuje i velmi složité a dynamické schvalovací scénáře, které se přizpůsobují konkrétní situaci v průběhu procesu. Schvalovací trasy se mohou měnit podle částky, typu dokladu, projektu, rozpočtu nebo organizační struktury. Systém tak zvládá vícestupňové schvalování, paralelní schvalovatele i podmíněné větvení procesů. Díky této flexibilitě je DocuWare vhodný jak pro menší firmy, tak pro velké organizace s komplexními interními pravidly.
7. Automaticky řízené schvalování
DocuWare umožňuje plně automatizovaný oběh faktur mezi schvalovateli bez nutnosti ručních zásahů. Systém sám určuje, komu má být doklad předán, na základě předem definovaných pravidel, jako je částka, dodavatel nebo středisko. Tím se eliminuje chaos v e-mailech a zdržení způsobené manuálním předáváním dokumentů. Každý krok schvalování je přehledně zaznamenán a dohledatelný, což zvyšuje transparentnost celého procesu. DocuWare tak nabízí stabilní a snadno konfigurovatelnou automatizaci přímo v rámci DMS.
8. Částečné schvalování dokladů v týmu
DocuWare umožňuje rozdělit schvalování jednoho dokladu mezi více osob, například podle jednotlivých položek nebo středisek. Každý schvalovatel tak odpovídá pouze za svou část dokladu, což je ideální pro větší organizace nebo projekty s více odpovědnostmi. Tento přístup zvyšuje přesnost schvalování a snižuje riziko chyb nebo přehlédnutí. Systém zároveň hlídá, že celý doklad je považován za schválený až ve chvíli, kdy jsou potvrzeny všechny části. DocuWare tím nabízí pokročilou funkcionalitu, kterou mnoho konkurenčních řešení vůbec nepodporuje.
9. Schvalovací šablony
Díky schvalovacím šablonám lze v DocuWare snadno nastavit různé schvalovací procesy pro různé typy dokumentů. Jiný postup může platit například pro přijaté faktury, interní doklady, smlouvy nebo zálohové faktury. Šablony zajišťují jednotnost procesů, snižují riziko chyb a urychlují nasazení systému. Změny v pravidlech lze provádět centrálně bez nutnosti zásahu do každého jednotlivého workflow. Oproti ručně nastavovaným procesům přináší DocuWare výrazně vyšší přehlednost a škálovatelnost.
10. Automatické schválení párování s objednávkou, příjemkou a smlouvou
DocuWare umožňuje inteligentní automatické párování faktur s objednávkami, příjemkami nebo smlouvami. Pokud systém vyhodnotí shodu dat v rámci nastavených tolerancí, může dojít k automatickému schválení dokladu bez zásahu uživatele. Tím se výrazně zrychluje zpracování standardních a opakujících se faktur. Účetní se tak mohou soustředit pouze na výjimky nebo nestandardní situace. Ve srovnání s manuálním schvalováním nebo omezenými funkcemi jiných DMS řešení přináší DocuWare výraznou úsporu času a vyšší procesní jistotu.
11. 3-cestné párování Objednávka > Příjemka > Faktura
DocuWare podporuje tzv. třícestné párování, které automaticky porovnává údaje z objednávky, příjemky a přijaté faktury. Systém kontroluje shodu cen, množství a dalších klíčových údajů a okamžitě upozorňuje na nesrovnalosti. Tím se výrazně snižuje riziko chybného proplacení faktur nebo nesouladu se skutečně přijatým zbožím. Automatizované párování zrychluje zpracování dokladů a zvyšuje finanční kontrolu. Oproti manuálním procesům nebo omezeným řešením některých systémů nabízí DocuWare vyšší přesnost a transparentnost.
12. Aktualizace cen příjemky dle faktury
DocuWare umožňuje automatickou aktualizaci cen na příjemce na základě údajů z přijaté faktury. Pokud se ceny na faktuře liší od původní objednávky, systém dokáže tyto změny promítnout do skladových a účetních dat dle nastavených pravidel. Tím je zajištěno, že účetnictví i skladové hospodářství pracují s aktuálními a správnými hodnotami. Tento proces minimalizuje ruční zásahy a eliminuje chyby při přepisování dat. Ve srovnání s tradičními postupy přináší DocuWare vyšší efektivitu a konzistenci dat napříč systémy.
13. Párování dokladů v účetním programu
DocuWare se přímo integruje s účetními a ERP systémy a umožňuje automatické párování dokladů přímo v účetním programu. Data z faktur, objednávek a příjemek jsou předávána strukturovaně a bez nutnosti ručního zadávání. To výrazně zrychluje účetní procesy a snižuje riziko chyb způsobených lidským faktorem. Integrace zároveň zajišťuje, že účetní pracují stále ve svém známém prostředí. Oproti samostatným DMS řešením bez hlubší integrace nabízí DocuWare plynulé propojení dokumentů a účetních dat.
14. 30 jazyků vytěžování, 24 jazyků uživatelského rozhraní
DocuWare podporuje vytěžování dokumentů ve více než 30 jazycích a uživatelské rozhraní ve 24 jazykových mutacích. To z něj činí ideální řešení pro mezinárodní společnosti nebo firmy spolupracující se zahraničními dodavateli. Účetní doklady z různých zemí lze automaticky zpracovávat bez nutnosti lokálních úprav nebo manuálních zásahů. Uživatelé zároveň mohou pracovat v jazyce, který jim vyhovuje, což zvyšuje komfort a snižuje chybovost. V této oblasti DocuWare výrazně převyšuje mnoho lokálně orientovaných DMS systémů.
15. 500+ integrovaných systémů
DocuWare nabízí více než 500 hotových integrací s nejčastěji používanými účetními, ERP a podnikových systémy. Díky tomu je možné DocuWare snadno zapojit do stávající IT infrastruktury bez nutnosti nákladného vývoje na míru. Integrace umožňují plynulý tok dat i dokumentů mezi systémy, což eliminuje duplicitní zadávání a snižuje chybovost. Firmy tak mohou zachovat své osvědčené systémy a zároveň výrazně zefektivnit procesy digitalizace účetnictví. Oproti konkurenci vyniká DocuWare šíří i hloubkou připravených napojení.
16. Cloud i On-Premise
DocuWare je dostupný jak v cloudové variantě, tak i jako on-premise řešení, což dává zákazníkům maximální flexibilitu při volbě nasazení. Firmy si mohou vybrat variantu, která nejlépe odpovídá jejich bezpečnostním, legislativním nebo interním IT požadavkům. Cloudové řešení přináší rychlé nasazení, snadnou škálovatelnost a minimální nároky na správu, zatímco on-premise varianta umožňuje plnou kontrolu nad daty. Tato flexibilita je významnou konkurenční výhodou oproti řešením dostupným pouze v jedné formě.
17. Globální podpora
DocuWare poskytuje profesionální globální podporu prostřednictvím certifikovaných partnerů a mezinárodní servisní sítě. Zákazníci mají jistotu dlouhodobé stability, pravidelných aktualizací a rychlé reakce na technické i provozní požadavky. Globálnízázemívýrobce je klíčové zejména pro firmy s mezinárodním působením nebo růstovými ambicemi. Ve spolupráci s lokálním partnerem, jako je SimplyUp Digital, tak zákazníci získávají kombinaci globální technologie a lokální znalosti procesů i legislativy.
18. Užitečnost před designem
DocuWare staví uživatelské prostředí především na praktičnosti a efektivitě, nikoliv jen na líbivém designu. Každá funkce má jasný účel a podporuje rychlé a bezchybné zpracování dokumentů v každodenní praxi. Uživatelé se v systému snadno orientují i bez dlouhého zaškolování, což výrazně zkracuje dobu adopce. Tento přístup je obzvlášť důležitý v účetnictví, kde rozhoduje rychlost, přesnost a přehlednost. Oproti vizuálně složitým nebo přehlceným řešením nabízí DocuWare prostředí, které skutečně pomáhá pracovat.
19. Snadno přizpůsobitelné uživatelské prostředí
DocuWare umožňuje snadné přizpůsobení uživatelského rozhraní podle role, oddělení nebo konkrétního uživatele. Každý uživatel vidí pouze ty funkce, dokumenty a procesy, které skutečně potřebuje ke své práci. Tím se zvyšuje přehlednost, snižuje chybovost a urychluje práce se systémem. Přizpůsobení lze provádět bez složitého vývoje, což šetří čas i náklady při změnách procesů. Ve srovnání s rigidními systémy nabízí DocuWare výrazně vyšší flexibilitu a uživatelský komfort.
20. Jednotné prostředí pro všechny procesy ve firmě
DocuWare poskytuje jednotné uživatelské prostředí pro všechny dokumentově orientované procesy ve firmě – od účetnictví, přes personalistiku až po obchod a management. Uživatelé tak pracují v jednom systému, bez nutnosti přepínání mezi různými aplikacemi. To zvyšuje produktivitu, snižuje chybovost a zjednodušuje školení zaměstnanců. Jednotné prostředí zároveň zajišťuje konzistentní práci s dokumenty napříč firmou. Oproti řešením zaměřeným pouze na jedno oddělení nabízí DocuWare dlouhodobě udržitelnou platformu pro digitální transformaci celé organizace.
21. Jedno řešení digitální transformace pro všechny provozní agendy
DocuWare představuje jednotnou platformu pro digitalizaci všech klíčových provozních agend ve firmě – financí, HR, správy smluv, logistiky i dalších interních procesů. Místo roztříštěných nástrojů a izolovaných řešení nabízí centrální systém, který propojuje dokumenty, data a workflow napříč celou organizací. Firmy tak získávají konzistentní přístup k informacím, vyšší transparentnost a výrazně efektivnější řízení procesů. Díky modulárnímu přístupu lze DocuWare postupně rozšiřovat podle aktuálních potřeb bez nutnosti výměny systému. To z něj činí dlouhodobé a škálovatelné řešení digitální transformace.
To musíte vidět na vlastní oči!
Proč si pro digitalizaci dokumentů a firemních procesů vybrat právě DocuWare?
DocuWare není jen nástroj pro archivaci dokumentů, ale komplexní platforma, která propojuje digitalizaci, automatizaci a řízení procesů v celé firmě. Nabízí vysokou míru automatizace, flexibilitu přizpůsobení, silnou integraci s podnikovými systémy a dlouhodobou připravenost na legislativní i technologické změny.
Díky kombinaci vlastní umělé inteligence, pokročilých workflow a jednotného uživatelského prostředí přináší skutečnou úsporu času, snížení chybovosti a vyšší kontrolu nad firemními procesy.
Ve spolupráci se SimplyUp navíc zákazníci získávají nejen špičkovou technologii, ale i odborné know-how a podporu při zavádění řešení do praxe. DocuWare je tak bezpečnou volbou pro firmy, které chtějí digitalizaci řešit strategicky, udržitelně a s dlouhodobou přidanou hodnotou.
Kde už řešení slouží
„V ECOVIS FACTA se po zkušenosti s vytěžováním faktur a procesu jejich schvalování rozhodli rozšířit využití DocuWare i na HR procesy.“
„Digitalizace podporuje evropskou expanzi personální agentury Manuvia.“
Kolik by stálo automatické zpracování faktur ve Vaší společnosti?
Každá firma má jiné procesy, objemy dokladů i požadavky na integrace.
Připravíme Vám orientační kalkulaci a doporučíme nejvhodnější variantu řešení.
