Schvalování dokumentů pomocí podpisového razítka

Razítka jsou ideální pro schvalování dokumentů, jako jsou faktury pro účetnictví nebo pracovní pokyny určené k internímu zveřejnění. K dispozici jsou dvě možnosti použití: textové razítko, které automaticky obsahuje vaše uživatelské jméno, nebo obrazové razítko zobrazující váš vlastnoruční podpis.

Změna indexových údajů pomocí razítek

Razítka lze využít také k doplnění nebo změně indexových hodnot u orazítkovaného dokumentu. Pokud je například potřeba schvalovat faktury z různých týmů s odlišnými nákladovými středisky, lze příslušné středisko jednoduše přidat pomocí razítka. Výsledek: nákladové středisko se zobrazí jako viditelná schvalovací poznámka na faktuře ve Vieweru a zároveň je k dispozici jako indexový údaj pro další automatizované zpracování faktur.

Snadné nastavení

Chcete-li vytvořit razítko, otevřete příslušnou sekci v konfiguraci DocuWare a postupujte podle těchto kroků:

Výběr šablony: Zvolte jednu z předdefinovaných šablon razítek a upravte ji podle svých potřeb.

Úprava designu a textu: Přidejte vlastní text, nastavte typ a velikost písma a slaďte barvy i rozvržení.

Definování použití: Rozhodněte, kde a kdy se má razítko používat. Můžete určit, že se bude automaticky aplikovat na určité typy dokumentů nebo v rámci definovaných workflow.

Dokončení a testování: Razítko uložte a otestujte, abyste se ujistili, že funguje podle očekávání.

Snadné zobrazení a skrytí razítek

Pokud se dokument stane nepřehledným kvůli příliš velkému množství razítek, můžete je pomocí jednoduché funkce skrýt a zobrazit dokument v jeho původní podobě.

Výše zmíněná vrstva anotací je standardně zobrazena, aby bylo možné snadno sledovat kroky zpracování prostřednictvím použitých razítek, poznámek nebo zvýraznění. Pokud je chcete skrýt, použijte nástroj Zobrazit / skrýt vrstvu anotací.