Když dokumenty zpomalují procesy

Během celého životního cyklu zaměstnance pracují HR oddělení každý den s celou řadou dokumentů, mezi které patří například:

• pracovní smlouvy,
• žádosti o zaměstnání,
• reference a certifikáty,
• dokumenty související s onboardingem,
• dokumentace související s dodržováním předpisů a interních pravidel.

Každý z těchto dokumentů je potřeba zaevidovat, zkontrolovat, správně přiřadit, archivovat a průběžně aktualizovat.

V mnoha organizacích se tyto činnosti stále provádějí ručně nebo jsou automatizovány pouze částečně. Údaje se často ručně zadávají do několika různých systémů, s dokumenty se opakovaně pracuje a jednotlivé procesy se zbytečně prodlužují. To nejen zabírá cenný čas, ale zároveň zvyšuje riziko chyb. V době, kdy je na trhu nedostatek kvalifikovaných pracovníků, jsou tyto neefektivní postupy obzvlášť nákladné. Od HR se přitom očekává stále větší zapojení do strategických úkolů, zatímco zpracování dokumentů nadále spotřebovává významnou část jeho kapacit.

Jak DocuWare IDP mění práci HR

DocuWare IDP je technologie využívající umělou inteligenci, která automaticky rozpoznává dokumenty, klasifikuje je a získává z nich relevantní informace.

Kombinuje několik inteligentních technologií:

• Optické rozpoznávání znaků (OCR) pro rozpoznání textu,
• strojové učení pro rozpoznávání vzorců,
• umělou inteligenci (AI) pro pochopení obsahu a kontextu.

Hlavní rozdíl oproti tradičnímu vytěžování dokumentů spočívá v tom, že DocuWare IDP dokáže porozumět dokumentům v kontextu. Dokáže například rozlišit, zda jde o pracovní smlouvu, výplatní pásku nebo hodnocení zaměstnance, a podle toho informace správně zpracovat.

Pro HR týmy to znamená, že data z dokumentů jsou okamžitě k dispozici tam, kde jsou potřeba – ať už v digitální zaměstnanecké složce, nebo v propojených HR systémech. Ve většině případů tak již není nutné údaje zadávat ručně.

Příklad využití 1: Inteligentní správa digitálních zaměstnaneckých a mzdových složek

Zavedení digitálních zaměstnaneckých složek nebo digitálních mzdových složek patří v mnoha HR odděleních mezi nejdůležitější projekty digitalizace. Jednou z největších výzev bývá převod stávajících papírových složek do digitální podoby a strukturovaná migrace historických archivů dokumentů. Ani po zavedení digitálních složek však práce nekončí – nové dokumenty je potřeba průběžně zpracovávat, přiřazovat a ukládat.

DocuWare IDP tyto činnosti automatizuje. Řešení rozpozná typ dokumentu, vytěží z něj potřebné informace a automaticky jej přiřadí ke správné zaměstnanecké nebo mzdové složce. Při počáteční digitalizaci stávajícího archivu dokáže automaticky rozdělit a zpracovat i velké dávky dokumentů.

Efektivnější je také každodenní práce s novými dokumenty – DocuWare IDP je automaticky klasifikuje, indexuje a uloží přímo do odpovídající složky. Výsledkem jsou kompletní a vždy aktuální zaměstnanecké a mzdové složky, ke kterým mají oprávnění uživatelé okamžitý přístup.

Příklad využití 2: Automatizace onboardingu nových zaměstnanců

Přínosy DocuWare IDP se výrazně projevují zejména při onboardingu nových zaměstnanců.

S nástupem nového zaměstnance vzniká celá řada dokumentů – od pracovní smlouvy a formulářů pro daňové a sociální účely až po doklady totožnosti a interní dokumentaci. Tyto dokumenty často přicházejí z různých zdrojů a údaje z nich je následně nutné ručně přepisovat do HR systémů.

S DocuWare IDP jsou dokumenty automaticky rozpoznány a zpracovány. Klíčové údaje, jako jsou jméno, datum nástupu, adresa nebo typ pracovního poměru, systém automaticky vytěží, strukturuje, přiřadí k příslušné zaměstnanecké složce a předá do propojených systémů k dalšímu zpracování.

Výsledkem je méně ručního zadávání dat, méně chyb a výrazně plynulejší onboarding. HR týmy tak zároveň získávají více času na to, co je skutečně důležité – pomoci novým zaměstnancům dobře se začlenit do firmy.

Příklad využití 3: Efektivnější zpracování hodnocení zaměstnanců

Další výhoda se projevuje při zpracování hodnocení zaměstnanců.

V praxi se hodnocení zaměstnanců často skládá z několika různých dokumentů, například hodnoticích formulářů, zpětné vazby nebo dohodnutých cílů. Tyto dokumenty navíc často pocházejí z různých zdrojů a mají odlišné formáty, což ztěžuje jejich vzájemné porovnání.

DocuWare IDP nejprve jednotlivé dokumenty rozpozná a klasifikuje podle jejich obsahu. Následně z nich vytěží relevantní informace, jako jsou hodnocení, komentáře nebo stanovené cíle. U rozsáhlých dokumentů nebo souborů obsahujících více dokumentů zajistí funkce automatického rozdělení jejich oddělení tak, aby bylo možné jednotlivé části zpracovat samostatně.

Vytěžené informace jsou následně strukturovány a sjednoceny do jednotného formátu.

Výsledkem je ucelený a lépe porovnatelný přehled informací pro hodnocení a rozvoj zaměstnanců. Velká část ruční přípravy odpadá a HR týmy tak mohou mnohem rychleji získat strukturovaný přehled o výkonu zaměstnanců a jejich dalším rozvoji.

Od zpracování dokumentů ke komplexním automatizovaným workflow

Skutečná hodnota spočívá v propojení DocuWare IDP s možnostmi workflow systému DocuWare. Zatímco DocuWare IDP automaticky získává a strukturuje informace z dokumentů, tato data jsou následně okamžitě zapojena do automatizovaných firemních procesů.

V praxi to znamená:

• dokumenty jsou automaticky přiřazeny ke správné zaměstnanecké složce,
• schvalování a kontroly probíhají digitálně,
• systém automaticky upozorňuje na blížící se termíny nebo chybějící dokumenty,
• informace zůstávají aktuální a jsou okamžitě dostupné vždy, když je potřebujete.

Výsledkem je plynulý a ucelený HR proces – od prvotního zpracování dokumentu až po jeho každodenní využití.

Vyšší efektivita každodenní práce – více prostoru pro strategické HR

Automatizací úkolů spojených se zpracováním dokumentů DocuWare IDP zásadně mění způsob práce HR. Snižuje množství manuální práce, zrychluje a zpřesňuje procesy a zároveň omezuje riziko chyb.

HR týmy tak získávají více prostoru pro činnosti s vyšší přidanou hodnotou, jako je nábor nových zaměstnanců, jejich rozvoj nebo vytváření pozitivní zaměstnanecké zkušenosti.

Výsledkem není méně práce pro HR, ale více času na práci, která má skutečný přínos – méně operativní administrativy a více prostoru pro strategickou roli HR.