moderní ŘEŠENÍ DIGITALIZACE faktur
Přestaňte přepisovat faktury.
Začnete je automaticky zpracovávat.
DocuWare automatizuje vytěžování dat z faktur, jejich kontrolu, schvalování i předání do ERP systému. Účetní se mohou věnovat odborné práci místo rutinní administrativy.
Méně chyb
Nižší náklady
Rychlejší procesy
100% kontrola
Kolik času dnes stojí zpracování jedné faktury?
Je vám to povědomé?
Ruční přepisování údajů
Datlujete faktury!
Ruční zápis faktur je časově nejnáročnější aktivitou účetního oddělení. Generuje chyby. Stojí v cestě odborné práci.
Kontrola dodavatele
Nový dodavatel? Práce navíc.
Je zavedený v ERP či ekonomickém systému? Je spolehlivým plátcem DPH? Je číslo účtu zveřejněné? To by měl(a) zkontrolovat účetní na každém dokladu.
Chybějící objednávky
Pořád něco hledáte
Kdo to objednal? Kde je objednávka? Není? Kdo to bude schvalovat? Klasické martirium.
Hledání příjemek
Hlídáte příjemky, hlídáte sklad
Máme příjemku? Sedí příjemka na objednávku a fakturu? Aha, máme více příjemek k jedné faktuře… Párování dokladů je extrémně časové náročné.
Schvalování e-mailem
Pořád něco naháníte e-mailem
Už nepodepisujete fyzické doklady? Pak asi posíláte e-maily. A doufáte, že se vám vrátí odpovědi.
Urgence schvalovatelů
Zase je to pozdě? DPH na krku!
E-mail je firemní kniha přání a stížností. Ale rozhodně ne cesta k zajištění efektivního oběhu dokladů ve schvalování.
Manuální účtování
Je to pořád dokola. Ručně.
Konečně víte od schvalovatelů na jaká střediska, zakázky, činnosti,… to patří. Jdete to „nabouchat“.
Archivace do šanonů
Papíry, složky v počítači
Tak a teď ještě naskenovat (?), uložit do složky, propojit v účetnictví a originál popsat interním číslem a založit do šanonu.
Jak funguje moderní zpracování faktur?
Více automatizace, lepší kontrola, podpora mobilní pracovní síly
Faktura dorazí do systému →
Jakmile dodavatel pošle fakturu, je automaticky přijata do zásobníku. Včetně příloh a těla e-mailu.
Automatické vytěžení →
DocuWare AI automaticky vytěží data z hlavičky faktury, i položky dokladu.
Kontrola a validace →
DocuWare ověří dodavatele proti ARES, VIES a proti vašemu účetnímu systému. Přepočítá DPH a ověří zaokrouhlení.
3-cestné párování →
DocuWare ověří, jestli k faktuře existuje objednávka, příjemka, případně jestli odpovídají položky. 90 % + zpracuje sám.
Schvalovací workflow →
DocuWare zajistí schválení dokladů ve více úrovních. Rozdá úkoly, pošle notifikace, připomene se. Mobilní aplikace vše zrychlí.
Automatické zaúčtování.
Předkontace, střediska, zakázky, činnosti a další dimenze, členění DPH. Doklad je přenesen do účta kompletně zpracovaný.
Podívejte se na vytěžení a zpracování faktury za 2 minuty
Krátký náhled hlavních funkcí
- Automatické vytěžování pomocí AI
- Automatické spárování dokladů
- Schvalovací workflow v praxi
- Přenos do ERP
Přínosy digitalizace zpracování faktur podle role
Účetní / Hlavní účetní
✓ méně ručního přepisování
✓ méně chyb
✓ méně e-mailů
✓ rychlejší schvalování
✓ fulltextové vyhledávání
CFO / Finanční ředitel
✓ lepší kontrola nákladů
✓ rychlejší závěrky
✓ kompletní auditní stopa
✓ žádné pozdní platby
✓ stabilnější účetní tým
CEO / Majitel
✓ nižší náklady na účtárnu
✓ připravenost na růst firmy
✓ nástroj pro digitální transformaci podniku
Vedoucí pracovníci
✓ možnost schvalovat faktury kdykoliv a kdekoliv
✓ přehled stavu úhrady faktur vlastního oddělení
✓ mobilní aplikace pro zachycení nákladů na cestách
Představujeme nejkomplexnější řešení
digitalizace faktur v ČR:
Inteligentní vytěžování vlastní inteligencí a validace dat
DocuWare automaticky vytěží data z faktury, ověří jejich správnost
a připraví doklad ke schválení a zaúčtování.
+ Vlastní AI technologie
DocuWare si nemusí půjčovat technologie vytěžování od jiných dodavatelů. Disponuje hned dvěma vlastními technologiemi. Intelligent indexing spolehlivě vytěžuje data, zatímco IDP navíc zvládá klasifikaci dokumentů nebo vytěžování ručně psaného textu.
+ 30 jazyků vytěžování
Jste globální společnost nebo česká, ale s řadou zahraničních dodavatelů? DocuWare si poradí s češtinou stejně dobře jako s mandarínštinou. Využívá se ve více jak 100 zemích světa, ve 24 jazycích uživatelského prostředí.
+ Vytěžování hlaviček i položek
Vytěžit hlavičky dokladů je jedna disciplína. Co když ale potřebujete detailně účtovat po položkách? DocuWare stačí ukázat strukturu, sám pak vytěží položky ze všech stránek dokumentu.
+ Automatické validace
Má IČ odpovídající formát? Odpovídá součet položek celkovému základu bez DPH? DocuWare navíc prověří dodavatele proti ARES a VIES, zkontroluje, zda je číslo účtu na faktuře zveřejněné, případně založí nového dodavatele v ERP.
+ Vendor master data, ERP číselníky
Data dodavatelů si DocuWare načítá z ERP systému v pravidelných intervalech nebo živě. V registru dodavatelů si můžete nastavit třeba výchozí před-kontaci nebo členění DPH.
Automatizace schvalování i účetních procesů
Každá faktura putuje automaticky správnou cestou.
Nakonec je zanesena do ERP / ekonomického systému kompletně zpracovaná.
+ Automatizace workflow dokladu
Schvalovací workflow může být velmi jednoduché nebo také multi-úrovňové, dynamické. Může zahrnovat paralelní schvalování faktur a zcela odlišné schvalovací postupy pro pořízení zboží, režijní a investiční faktury.
+ Účetní šablony – automatizace
DocuWare automaticky před-kontuje opakující se faktury, zajistí alokaci nákladu mezi střediska, například poměrovým rozpočítáním celkové částky. Doklad může přicházet do ekonomického systému plně účetně zpracovaný.
+ Schvalovací šablony
I uživatelé mohou automatizovat své schvalovací procesy a přitom si nad náklady udržet kontrolu. DocuWare umožní vytvoření schvalovací šablony pro opakující se faktury za internet, nájem, úklid a podobně.
Purchase to Pay, Integrace a enterprise scénáře
Od požadavku na nákup až po zaplacenou fakturu. Včetně složitých podnikových scénářů.
+ Objednávky → Purchase to Pay
Kontrola nákladů nemůže začínat u kontroly faktur. DocuWare umožní tvorbu žádanky pomocí web formuláře, schvalování nákupu a odeslání objednávky dodavateli. Následně pak páruje přijatou fakturu s objednávkou – ověřuje soulad.
+ Párování dokladů a položek
Párování objednávky, příjemky a faktury dokážeme zajistit v DocuWare až v poměru n:n:n. V závislostech na možnostech ERP propíše DocuWare vazby mezi doklady a „vykryje“ objednávky i v samotném ERP.
+ Automatická interní re-fakturace
Pokud mezi vlastními společnostmi pře-fakturováváte náklady, DocuWare to udělá automaticky za Vás. Prostě když vystavíte fakturu jiné společnosti ve skupiny, DocuWare automaticky vytvoří fakturu v druhé společnosti a zaúčtuje ji.
+ 500+ integrací
Od Pohody po SAP. DocuWare má oficiálně více jak 500 integrací. Ve skutečnosti je to ale násobek tohoto čísla. SimplyUp integrovala DocuWare s hlavními českými ERP a ekonomickými systémy.
+ Více účetních jednotek
Máte více firem ve skupině? DocuWare perfektně zvládá individuality jednotlivých účetních jednotek. Samostatné číselníky, účtová osnova, oddělené procesy. To vše pod jednou licencí DocuWare.
+ Více agend
DocuWare není jen nástroj pro digitalizaci účetnictví. Je to platforma pro digitalizaci provozních agend celé firmy. Pomůže Vám mimo jiné v oblasti HR, se správou smluv, digitálním podpisem, řízenou dokumentací (QMS),…
+ Cloud i on-premise
Většina nástrojů pro digitalizaci účetnictví na trhu se dodává v cloudu formou SaaS. Pokud jste ale větší organizace, možná dáte přednost provozu na vlastních serverech a trvalé licenci, která sníží celkové náklady na vlastnictví v horizontu několika let. I takovou možnost DocuWare nabízí.
Kde už řešení slouží
„V ECOVIS FACTA se po zkušenosti s vytěžováním faktur a procesu jejich schvalování rozhodli rozšířit využití DocuWare i na HR procesy.“
„Digitalizace podporuje evropskou expanzi personální agentury Manuvia.“
Kolik by stálo automatické zpracování faktur ve Vaší společnosti?
Každá firma má jiné procesy, objemy dokladů i požadavky na integrace.
Připravíme Vám orientační kalkulaci a doporučíme nejvhodnější variantu řešení.
