Okamžitý přehled dokumentů a jejich verzí

Chcete zajistit, aby různé verze smlouvy bylo možné prohlížet samostatně a zároveň archivovat společně? Frustruje vás více dokumentů s navrhovanými změnami, ale nejste si jisti, kdo je provedl? Zeptejte se nás na automatickou správu verzí v DocuWare. Poskytuje okamžitý přehled a lze ji aktivovat pro konkrétní kartotéky bez dalších licenčních poplatků.  

Dokument + Změna = Verze
Nejdříve to nejdůležitější: Tradiční souborový systém Windows přepíše starý dokument, když jsou provedeny změny. Pokud se změny místo toho uloží do samostatných dokumentů s novou zkratkou, nahromadí se celá hromada souborů – což se časem stává čím dál matoucím.

Když využijete plný potenciál DocuWare, už se s tímto problémem nikdy nebudete muset setkat. Jakmile je smlouva, ceník nebo jiný dokument uložen do kartotéky, všechny kroky úprav se uloží společně s dokumentem a uloží se jako nová verze s jedinečným číslem. Každá změna bude sledována v historii verzí po mnoho let. Navíc jsou starší verze dokumentů snadno viditelné.

Automatizované odhlášení/přihlášení
Když zaměstnanec otevře dokument z DocuWare v jeho nativním programu (např. Word), soubor se uzamkne (vypůjčí), aby se zabránilo současným úpravám. Ostatní si jej mohou prohlížet pouze do doby, než se změny uloží a dokument se vypůjčí, čímž se automaticky vytvoří nová verze.

5 důvodů pro správu verzí ve zkratce
Zde je důvod, proč aktivovat automatickou správu verzí – zejména pro všechny kartotéky obsahující smlouvy nebo jiné dokumenty, které se pravidelně upravují.

1, Už žádný chaos se soubory: Aktuálně existuje pouze JEDEN dokument. Při vyhledávání dokumentu se nejprve zobrazí pouze tato verze.

2, Všechny kroky úprav se ukládají s dokumentem – není třeba jej znovu ukládat jako novou verzi.

3, Každý oprávněný zaměstnanec si může prohlédnout, kdo provedl změny. V seznamu výsledků klikněte pravým tlačítkem myši na kontextovou nabídku dokumentu a vyberte možnost Historie dokumentu.

4, Aktuální stav dokumentu lze zobrazit kdykoli.

5, Bezpečnost revizí a sledovatelnost je zaručena, protože všechny změny jsou sledovány.