Zpracování paragonů před digitalizací s 10% ztrátou

Než jsem u nás ve firmě zavedl digitalizaci paragonů, tak to vypadalo asi takhle: 

• Pravidelně jsem nedohledal víc než 10 % paragonů.
• Paragon z benzínky, z restaurace nebo za parkování jsem vrazil do peněženky.
• Tam se doklad trochu sežvýkal, ošoupal a časem vyblednul.
• Za pár týdnů ze mě účetní ten vybledlý kus papíru konečně vytáhla (poté, co jsme si na toto téma vyměnili X e-mailů).
• Buď jsem paragon omylem dal do osobních nákladů nebo jsem ho ztratil a sháněli jsme duplikát.

Vyřiďte je hned! Podívejte se na video, jak na to

Že to taky znáte? Uznávám, že mnoho lidí v tom má větší pořádek než já. Ale ruku na srdce, kolik paragonů donesete své účetní v pořádku, nezmačkané, nepotrhané a včas? 

A tak dneska, když dostanu paragon na benzince, na obědě s obchodním partnerem nebo třeba za parkování, vyřídím to hned na místě:  

• S aplikací PaperScan paragon „vyfotím“. Aplikace to automaticky ořízne na čistý formát, takže tam nemám zbytečné okraje.
• Když mám daňový doklad i potvrzení o platbě kartou, sepnu je k sobě digitální svorkou přímo v mobilu.
• Výsledek překlopím (taky v mobilu) do digitálního šuplíku ve firemním Document Management Systému, kde si to pak přebere účetní.
• Paragon rovnou vyhazuji – do peněženky se vůbec nedostane.

A je mi hned tak nějak lehko. A mé peněžence a účetní taky. Nikoho z nás už paragony netíží. Účetní si nakonec bez dalších dotazů e-mailem spáruje příslušný paragon s transakcí, která proběhla na platební kartě. Tisk na digitálním dokladu nikdy nezmizí. Nikdo ho nemusí kopírovat. A jak to má s paragony účetní vaší firmy? Ještě pořád nahání vybledlá písmenka? 

Tibor Brunclík 

DocuWare Application Consultant
ředitel společnosti SimplyUp s .r. o.