9 důvodů, proč je digitalizace pro firmu požehnáním

Tak třeba faktury. Vezmete každou do ruky, laskavě k ní pohovoříte a po pečlivém zpracování ji odnesete schvalovateli o dvě patra výš. Krásné, jenže vám nezbyde čas na nic jiného. Ale digitální schvalování dokumentů, to je jiná káva! Bleskurychlé, osvěžující ristretto. Řeknu vám 9 důvodů, proč vám zachutná.

1. Pracovat s DocuWare zvládne i malé dítě

Pro zákazníka je to příjemný pocit. Pro výrobce softwaru DocuWare je ale uživatelská přívětivost výsledkem důkladného měření a testování.  Abyste se vám s ním příjemně pracovalo, DocuWare vás provází na každém kroku jasnými pokyny. A k tomu se snaží minimalizovat:

• počet kliknutí potřebných k dokončení procesu, 
• čas nutný k dokončení úkolu,
• dobu, než se zákazník naučí používat novou funkci.

2. Bystré oko softwaru vždy zachytí to podstatné

Schopnost vychytat v dokumentech podstatná data, zcela automaticky – to je pádný důvod k digitalizaci. Už žádné ruční opisování! 

Funkce DocuWare Intelligent Indexing vytěží z každého dokumentu nejcennější informace, jež pak převádí do podoby strukturovaných dat. A zároveň se pořád učí samostatnosti. Data sám vytěžuje více a více automaticky a vám je nabízí pouze k validaci.

3. K vašim datům se nikdo nedostane

Údaje o zákaznících, důvěrné záznamy o zaměstnancích, informace o produktech a zápisy o financích. Úkolem softwaru pro správu dokumentů je tyto citlivé údaje střežit jako oko v hlavě, zabránit jejich zneužití nebo ztrátě. DocuWare zvládá ochranu na jedničku tak, že: 

• umožňuje definovat přístupová práva,
• odděluje backend od dat zákazníků,
• zálohuje v zabezpečených datových centrech v Evropě,
• šifruje pomocí šifrovacího standardu AES, který používá vláda USA pro dokumenty s nejvyšším stupněm utajení.

4. Vaše firemní procesy probíhají automaticky

Firemní procesy mohou být jednoduché, nebo složité, záleží, jak si je nastavíte.

S DocuWare Workflow Manager budou každopádně automatizované. Lehce zorganizujete jakýkoliv pracovní postup, nastavíte podmínky spuštění následujících úkolů, pohlídáte jejich plnění a termíny a zapojíte zodpovědné kolegy. 

5. Nehledejte propisku, elektronický podpis stačí

Elektronický podpis snižuje spotřebu papíru a zjednodušuje bezpečný oběh a schvalování dokumentů. DocuWare podepisujícího vždy upozorní, jakmile je potřeba dokumenty podepsat.

Pro daný dokument vždy shromáždí elektronické podpisy všech zainteresovaných zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů a poskytovatelů služeb.

Sami si zvolíte úroveň zabezpečení, jakou si podpis dokumentu žádá.

Můžete využít několik druhů elektronických podpisů, např. vzdálený, biometrický, s využitím osobního certifikátu, vždy ale v souladu s eIDAS. V rámci tohoto nařízení EU je digitální jednání stejně právně závazné jako jednání klasické. Proto je elektronický podpis legislativně úplně v pořádku.  

6. Začněte v malém, vždycky můžete přidat

Můžete na to jít postupně. Se systémem správy dokumentů začne nejprve pracovat jen několik lidí v jednom oddělení, teprve později se začne rozšiřovat do dalších částí vaší firmy.  

DocuWare – jako software založený na cloudu – posouvá škálovatelnost ještě o krok dále. Koupíte jen to, co potřebujete, a postupně budete přidávat další funkce či moduly podle toho, jak se vyvíjejí vaše obchodní potřeby.  

Cloud funguje v týmech všech typů a velikostí. Jakmile přijmete nové zaměstnance nebo se zvýší objem vašich dat, není nic snazšího než zvětšit velikost úložiště a počet uživatelských licencí.  

7. Propojte to a integrujte s jinými systémy

DocuWare se kamarádí se (skoro) jakoukoliv digitální infrastrukturou a snadno se s ní propojí.  

Synchronizace databází, import z poštovních serverů, integrace externí správy uživatelů, nic z toho není problém. A k funkcím DocuWare se dostanete i z aplikací třetí strany, síťového skeneru či tabletu.  

8. Pracujte na dálku, je to bezpečné

DocuWare jako cloudový software dovoluje stejně efektivně a ve stejným tempu pracovat v kanceláři i v kavárně. Nemusíte se bát, na lavičce v parku je to bez rizika pro vás i pro firemní data. Bezpečí software zajišťuje prostřednictvím:

• důkladného ověřování uživatelů,
• přenosu dat pomocí protokolu HTTPS,
• 256bitového šifrování dokumentů (americký vojenský standard),
• víceúrovňového řízení přístupu k dokumentům a nastavením,
• zálohováním dat.  

9. Nejste právě v kanceláři? Máte mobilní aplikaci!

Pracujete-li na dálku, k používání aplikace DocuWare Mobile potřebujete jen internetové připojení. Nic víc. S dokumenty můžete zacházet, jak jste zvyklí.

Zůstáváte stále zapojeni do pracovních procesů, dostáváte upozornění na nové úkoly ke kontrole a dokumenty ke schválení. Jako kdybyste seděli na své židli v práci.

DocuWare vám zkrátka ušetří spoustu práce i času. Už žádné běhání s papíry z kanceláře do kanceláře. Už žádné datlování faktur. A pokud vám papír bude přece jen někdy chybět, klidně si nějakou stránku vytiskněte jen tak pro radost.